Adatszolgáltatás alá eső bizonylatok
Adatot kell szolgáltatni a kibocsátott
- számláról és a
- számlával egy tekintet alá eső okiratról.
Számla az egyszerűsített (készpénzfizetési) számla, a gyűjtőszámla, az előlegszámla és a végszámla is.
A számlával egy tekintet alá eső okirat olyan bizonylat, amely az eredeti számla bármely adatát megváltoztatja, így az érvénytelenítő (sztornó) számla, a módosító számla és a helyesbítő számla is.
Az adatszolgáltatási kötelezettség kiterjed az elektronikus és papíralapú bizonylatokra is.
Nem kell adatot szolgáltatni a számviteli bizonylatról, a kézi nyugtáról és az online pénztárgéppel kiállított nyugtákról.
Az adatszolgáltatás teljesítése
Az adatszolgáltatást a NAV által biztosított Online Számlarendszerben kell teljesíteni.
Regisztráció
A NAV online felületén (https://onlineszamla.nav.gov.hu) a törvényes képviselő tudja regisztrálni a céget.
Regisztrációkor a rendszer a képviselőt ügyfélkapu adatai alapján azonosítja, összekapcsolja a céggel.
Bővebb tájékoztató a https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol oldalon található.
Felhasználók
Az elsődleges felhasználó a törvényes képviselő lesz, aki a regisztrációt elvégzi.
Másodlagos felhasználóból több is lehet, nincs a személye azonosítva, csak felhasználó nevet és jelszót jelent, aminek használatával a számla adatok bejelenthetők. Elsődleges felhasználó jogosultságokat állíthat be hozzá (pl. csak számla adatokat jelenthet be, csak adatokat kérdezhet le stb.).
A számlázó programmal történő adatküldéshez legalább egy technikai felhasználót is létre kell hozni, amihez egy jelszó megadása és jogosultsági szint beállítása szükséges. A technikai felhasználó nem egy létező személy, ez biztosítja azt, hogy a számlázó program a számlák adatait emberi beavatkozás nélkül továbbítsa a NAV-hoz. Technikai felhasználóból lehet több is, pl. külön nevesíteni lehet telephelyek programjait. A technikai felhasználó az online rendszer által képzett betű/számsor, amit be kell másolni a számlázó programba, ezzel valósul meg az online rendszer és a számlázó program összekötése.
Adatszolgáltatás számlázó programmal
A számlázó program praktikus megoldás lehet az adatszolgáltatásra, mert a számla lezárása után a felhasználó beavatkozása nélkül teljesíti azt. Figyelni kell azonban, hogy a program alkalmas-e az adatszolgáltatásra és fejlesztői frissítették-e a NAV rendszer változásaival együtt. Ennek már meglévő számlázó programok esetén is érdemes utána nézni. A legújabb frissítést éppen a július elsejei változások miatt adta ki a NAV.
Figyelni kell a válaszüzeneteket is, a NAV ugyanis minden esetben válaszüzenetet küld az adatszolgáltatás eredményéről, ezt a különböző számlázó programok eltérően jelenítik meg.
Néhány online és ingyenesen (is) használható számlázó program: Billingo, bizexpert, szamlazz.hu, NAV online számlázó program, plusz még az interneten pár tucat.